Qué hacer y qué evitar en Gestiones de Cobranza de Condominio

 La morosidad es una de las principales causas de conflictos en todas las comunidades, bajo cualquier régimen, y en Propiedad Horizontal (Condominios)  no es la excepción.

Del cobro oportuno del aporte de cada propietario, depende que podamos cumplir con los compromisos para mantener nuestro inmueble, pagar servicios a tiempo, cumplir con nuestros proveedores, pagar nuestros empleados,  y poder también ejecutar los proyectos en toda comunidad

Orígen de la obligación 

Lo primero que debemos considerar, y que nos ayuda bastante a la hora de ejecutar nuestras Cobranzas, es crear la obligación de manera correcta, toda vez que si empezamos mal al momento de constituir una obligación, el deudor tiene elementos para no pagar, para excepcionarse del cumplimiento del pago de su recibo, demoramos más en cobrar y ahí empiezan los conflictos

Aviso de Cobro 

Es importante que mensualmente pasemos la relación de gastos a todos los copropietarios, esa relación o planilla de gastos comunes que conocemos como Recibo de Condominio, debe ser del conocimiento de los propietarios, porque ¿si no saben lo que deben pagar, qué cobranza vamos a efectuar? de alli que sea una de las primeras actividades, y esa relación mensual con el detalle de los Gastos, fondos, y otros gastos de interés común, lo podemos pasar por via digital a través del correo electrónico que debemos tener como base de datos de nuestra comunidad

Luego de que los Copropietarios hayan recibido mensualmente su relación de Gastos Comunes, en los términos contenidos en el articulo 7 (Por alicuotas) y del Articulo 11 (Gastos Comunes) empiezan las Gestiones formales de Cobranza

Gestiones extrajudiciales 

Podemos decir que hay gestiones extrajudiciales, todas aquellas actividades que efectuamos y que tienen como objetivo lograr una recaudación de estos gastos comunes de nuestro inmueble, sea edificio, sea centro comercial, basta que esté sometido al régimen de Propiedad Horizontal

Pues bien, esas gestiones extrajudiciales las hace el Administrador, el gestor de cobranza, inclusive el Abogado, y significa que se ejecutan gestiones que no conllevan la intervención de la autoridad judicial

La Gestión judicial, o cobro judicial es diferente y sucede cuando el caso ya lo gestionamos a través de una Demanda, un juicio ante los tribunales competentes. Significa que la comunidad, a través de su Administrador, confiere el caso para que el Abogado encargado de tal acción, demande el cobro y sea un Tribunal quien dictamine finalmente a través de una Sentencia

Generalmente agotamos todas las gestiones de cobranza que empezamos con el Avisto de cobro, con el envío de estado de cuenta a través de correo electrónico, con las llamadas que ejecutamos al deudor, enviando algunos recordatorios por mensajes de texto o mensajería instantánea si hemos considerado estas vías para hacerlo

Podemos efectuar inclusive visitas al inmueble con el apoyo y la intervención de la Junta de Condominio, con el objeto de procurar el pago de la deuda, o en su defecto proponer algún Convenio de Pago donde mayormente ofrecemos no solo un plazo para que el propietario pueda ponerse al día, sino un eventual ajuste en los intereses que se hayan causado por efecto de la demora en el cumplimiento de la obligación

Es importante que como comunidad agotemos la vía de la visita al vecino deudor, somos nosotros los que sabemos si vive allí, si tiene el inmueble alquilado, si van de vez en cuando al edificio, si viven alli pero no pagan por tener alguna condición especial que amerite estudio y tratamiento especial, o simplemente no pagan porque no quieren, de allí la importancia de que sea la misma Junta de Condominio la que pueda certificar esta circunstancia, que igualmente confirmará quien esté a cargo de las Gestiones de Cobro 

Base de datos 

Las diligencias de envíos de estados de cuenta, recordatorios de pago y todas aquellas comunicaciones escritas que consideremos dentro de esta labor, solo es posible si como Comunidad trabajamos en levantar y tener actualizada la base de Datos, esta actividad tipo CENSO bien podemos activarla con frecuencia, y tiene como objeto no solo tener información para gestiones de cobranza, sino mantener un Canal de Comunicación efectiva entre Administrador-Junta y Propietarios 

Cada vez que celebremos Asamblea, es momento propicio para actualizar esa Base de Datos, y lo haremos a través de una planilla sencilla donde cada copropietario señale cuales son sus contactos, teléfonos y correos a los efectos de mantener comunicación formal con su comunidad y su Administrador 

Actividades que debemos evitar en Gestiones de Cobranza de Condominio

Hay diversas acciones que ejecutan las Juntas de Condominio para "presionar" al deudor para que pague su deuda hacia la comunidad, y en la mayoría de ellas se lesionan derechos constitucionales, siendo importante citar que el cobro de la deuda, agotadas las gestiones amistosas o en sede de conciliación, debemos efectuarlas por la Via Judicial, esto es a través de una DEMANDA que tramitaremos ante los tribunales competentes

Es un Juez que determinará si nuestra petición está ajustada a derecho,  es un procedimiento donde el Deudor tiene garantizado el debido proceso, el derecho a la defensa, y donde luego de sustanciarse un procedimiento, se determinará por parte de la autoridad judicial,  lo pertinente a través de una Sentencia

No debemos ejecutar actividades o actos que lesionen derechos amparados en nuestra Constitución y los cuales deben ser restituidos a través del Amparo Constitucional, no debemos tomar justicia por mano propia y evitar ejecutar actos que lesionen el Derecho de Propiedad consagrado en el Articulo 115 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Cortar servicios por ejemplo, es un acto arbitrario, y sobre eso hay  distintas decisiones de los órganos jurisdiccionales en cuyas decisiones  se ha dictaminado que los particulares deben tramitar el cobro a través de las vías legales que el legislador dispone, y donde al deudor se le garantice el debido proceso contenido en el articulo 49 CRBV

Dentro de estas actividades que debemos evitar,  tenemos la codificación de controles de estacionamiento, la codificación de  controles de ascensores, y llaves de acceso de entrada al Edificio

No se recomienda ejecutar ninguna de estas actividades, por más inmediatas y efectivas que les pueda parecer, toda vez que lesiona el Derecho de propiedad, de acceso a la propiedad, y otros derechos que pudieran verse afectados producto de estas decisiones arbitrarias, que no son ajustadas a derecho ni aún siendo aprobada por una Asamblea de Copropietarios

La recomendación es que ejecutemos acciones periódicas, con el debido seguimiento del caso, proponiendo convenios de pago en procura del pago por parte del deudor 

Vía Judicial

Finalmente, y habiendo agotado gestiones amistosas, y viendo infructuosas nuestras diligencias de cobro, lo correcto es accionar la Vía Legal  que la Ley nos concede y es el cobro a través del procedimiento de la Vía Ejecutiva contenido en el articulo 630 del Código de Procedimiento Civil 

@allcondominium