Según lo previsto en el articulo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal Venezolana, publicada en Gaceta Oficial numero 3.241 de fecha 18 de agosto de 1983
Artículo 20.- Corresponde al administrador:
a) Cuidar y vigilar las cosas comunes;
b) Realizar o hacer realizar los actos urgentes de administración y conservación, así como las reparaciones menores de las cosas comunes;
c) Ejercer en juicio la representación de los propietarios en los asuntos concernientes a la administración de las cosas comunes, debidamente asistidos por abogados o bien otorgando el correspondiente poder. Para ejercer esta facultad deberá estar debidamente autorizado por la Junta de Condominio, y de acuerdo con lo establecido en el respectivo documento. Esta autorización deberá constar en el Libro de Actas de la Junta de Condominio;
d) Recaudar de los propietarios lo que a cada uno corresponda en los gastos y expensas comunes, y si hubiere apartamentos rentables propiedad de la comunidad recibir los cánones de arrendamiento y aplicarlos a los gastos comunes; en caso de que lo recaudado supere a los gastos comunes, los propietarios por mayoría, podrán darle un destino diferente u ordenar su distribución
e) Cumplir y velar por el cumplimiento de las disposiciones del documento de condominio, de su reglamento y de los acuerdos de los propietarios;
f) Llevar la contabilidad de los ingresos y gastos que afecten al inmueble y a su administración, en forma ordenada y con la especificación necesaria, así como conservar los comprobantes respectivos, los cuales deberán ponerse a disposición de los propietarios para su examen durante días y horas fijadas con conocimiento de ellos;
g) Llevar los libros de:
a) Asamblea de propietarios,
b) Actas de la Junta de Condominio,
c) Libro diario de la contabilidad Estos libros deberán ser sellados por un Notario Público o un Juez de Distrito, en cuya jurisdicción se encuentre el inmueble;
h) Presentar el informe y cuenta anual de su gestión.
Parágrafo Único.-La violación o incumplimiento de cualesquiera de las obligaciones a que se refiere este artículo, por parte del administrador, dará lugar a su destitución, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que haya lugar.
Importante determinar que tipo de relación contractual tenemos con nuestro Administrador, de allí depende las funciones que ejercerá en nuestro inmueble, el limite y alcance de su labor y la responsabilidad en la ejecución de su Mandato, importante que todo condominio firme con su Administrador un CONTRATO DE MANDATO DE ADMINISTRACIÓN
Revisemos un poco la obligación del ADMINISTRADOR contenida en el literal
a) Cuidar y vigilar las cosas comunes;
La podrá ejecutar el Administrador de manera limitada, ya que su labor no necesariamente implica que permanece en el Edificio como para poder cumplir con este literal. ¿Como hace su Administrador si un vecino hace mal uso de un área común si no está allí presencialmente para poder observar cualquier situación irregular en el edificio?
Esta obligación es compartida, de tal manera que la JUNTA DE CONDOMINIO, o cualquiera de los propietarios, tienen el deber de informar al Administrador para que éste pueda ejecutar esta obligación que en principio y por razones obvias, le correspondería a la comunidad de copropietarios
¿Qué debe hacer la Junta de Condominio en este caso ? informar al Administrador que hay uso indebido del Ascensor por ejemplo, pero ¿qué actividades podrá ejecutar el Administrador para poder cumplir con la obligación que le impone el literal a) del Articulo 20 ? se limitará a hacer un llamado de atención al propietario que infringe determinada obligación, pero definitivamente es una responsabilidad que debe ser asumida de manera conjunta, y cuyo mayor peso lo tiene LA COMUNIDAD
Esto es importante que se aclare en el Contrato de Administración que las partes deben firmar
Con relación a la obligación contenida en el literal
b) Realizar o hacer realizar los actos urgentes de administración y conservación, así como las reparaciones menores de las cosas comunes;
Es una obligación compartida también, porque en nuestra legislación, el Administrador tiene funciones limitadas, sobre todo en propiedad horizontal. Si tenemos una Junta de Condominio, es ésta la que tiene la obligación, en representación de su comunidad, de determinar las prioridades y en todo caso, girar las instrucciones al Administrador para que éste ejecute la orden
Hay sistemas de Administración donde el manejo de las finanzas y la cuenta bancaria del edificio reposa en La Comunidad, entonces es ésta, a través de su Junta quien va a realizar esos actos de administración
Cuando la urgencia está comprobada, por supuesto que el Administrador, tiene en este articulo la potestad de ejecutar esos actos sin necesidad de consultarlos, y sin que ello se entienda como extra limitación de sus funciones
Con respecto a LOS LIBROS que debe llevar el Administrador, merece especial atención indicar que el Libro de Actas de Junta de Condominio, dada la naturaleza de las decisiones allí contenidas, debe ser manejado por LA JUNTA, ya que es ésta la que de manera continua, debe asentar allí todas aquellas decisiones que tome este órgano. Diferente es el Libro de Actas de Asambleas, es lógico que el mismo deba ser llevado por el Administrador.
Es importante que en el Condominio conozcan también lo que nos indica el Código Civil en materia de MANDATO, recordemos que el Administrador del Condominio se rige por las Normas del Mandato, de allí la importancia de conocer el contenido de la norma, esto lo conseguimos en el Articulo 1.684 y siguientes del Código Civil
Artículo
1.684 El
mandato es un contrato por el cual una persona se obliga gratuitamente, o
mediante salario, a ejecutar uno o más negocios por cuenta de otra, que la ha
encargado de ello.
Artículo
1.685 El
mandato puede ser expreso o tácito.
La
aceptación puede ser tácita y resultar de la ejecución del mandato por el
mandatario.
Artículo
1.686 El
mandato es gratuito si no hay convención contraria.
Artículo
1.687 El
mandato es especial para un negocio o para ciertos negocios solamente, o
general para todos los negocios del mandante.
Artículo
1.688 El
mandato concebido en términos generales no comprende más que los actos de
administración.
Para
poder transigir, enajenar, hipotecar o ejecutar cualquier otro acto que exceda
de la administración ordinaria, el mandato debe ser expreso.
Artículo
1.689 El
mandatario no puede exceder los límites fijados en el mandato. El poder para
transigir no envuelve el de comprometer.
Artículo
1.690 Si
el mandato ha sido conferido a un incapaz, éste puede representar válidamente
al mandante, pero no queda obligado para con él sino en los límites dentro de
los cuales puede ser obligado como incapaz.
Artículo
1.691 Cuando
el mandatario obra en su propio nombre, el mandante no tiene acción contra
aquellos con quienes ha contratado el mandatario, ni éstos contra el mandante.
En tal caso, el mandatario queda obligado directamente hacia la persona con
quien ha contratado, como si el negocio fuera suyo propio.
CAPÍTULO II
De las obligaciones del mandatario
Artículo
1.692 El
mandatario está obligado a ejecutar el mandato con la diligencia de un buen
padre de familia.
Artículo
1.693 El
mandatario responde no sólo del dolo, sino también de la culpa en la ejecución
del mandato.
La
responsabilidad en caso de culpa es menor cuando el mandato es gratuito que en
caso contrario.
Artículo
1.694 Todo
mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones, y a abonar al
mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no
se debiera al mandante.
Artículo
1.695 El
mandatario responde de aquel en quien ha sustituido su gestión:
1º.
Cuando no se le dio poder para sustituir.
2º.
Cuando el poder para sustituir ha sido conferido sin designación de persona,
responde solamente de la culpa cometida en la elección y en las instrucciones
que necesariamente debió comunicar al sustituto.
En
estos casos, el mandante puede obrar directamente contra la persona que haya
sustituido al mandatario.
Artículo
1.696 El
mandatario debe intereses de las cantidades que aplicó a usos propios, desde el
día en que lo hizo; y de las que aparezca deber, desde que se ha constituido en
mora.
Artículo
1.697 El
mandatario que, contratando como tal, ha dado a la parte con quien contrata
conocimiento suficiente de las facultades que se le hayan conferido, no es
responsable para con ella de lo que haya hecho fuera de los límites del
mandato, a menos que se haya obligado personalmente.
CAPÍTULO III
De las obligaciones del mandante
Artículo
1.698 El
mandante debe cumplir todas las obligaciones contraídas por el mandatario
dentro de los límites del mandato.
En
lo que el mandatario se haya excedido, no queda obligado el mandante, sino
cuando lo ratifica expresa o tácitamente.
Artículo
1.699 El
mandante debe reembolsar al mandatario los avances y los gastos que éste haya
hecho para la ejecución del mandato, y pagarle sus salarios si lo ha prometido.
Si
no hay ninguna culpa imputable al mandatario, el mandante no puede excusarse de
hacer este reembolso y pago, aunque el negocio no haya salido bien, ni hacer
reducir el monto de los gastos y avances bajo pretexto de que habrían podido
ser menores.
Artículo
1.700 El
mandante debe igualmente indemnizar al mandatario de las pérdidas que éste haya
sufrido a causa de su gestión, si no se le puede imputar culpa alguna.
Artículo
1.701 El
mandante debe al mandatario los intereses de las cantidades que éste ha
avanzado, a contar del día en que se hayan hecho los avances.
Artículo
1.702 El
mandatario podrá retener en garantía las cosas que son objeto del mandato,
hasta que el mandante cumpla con las obligaciones de que tratan los tres
artículos anteriores.
Sin
embargo, el mandante podrá sustituir la garantía por otros bienes o pedir que
se la limite, a cuyo efecto ocurrirá al Juez de Primera Instancia de la
jurisdicción, quien ordenará la citación del mandatario. Si éste objetare la
eficacia o suficiencia de la nueva garantía ofrecida, o impugnare por excesiva
la limitación solicitada, el Juez abrirá una averiguación por ocho días y al
noveno resolverá lo conducente.
De
la decisión que acuerde la sustitución o la limitación de la garantía, se oirá
apelación en un solo efecto.
Artículo
1.703 Si
el mandato se ha conferido por dos o más personas para un negocio común, cada
una de ellas es responsable solidariamente al mandatario de todos los efectos
del mandato.
CAPÍTULO IV
De la extinción del mandato
Artículo
1.704 El
mandato se extingue:
1º.
Por revocación
2º.
Por la renuncia del mandatario.
3º.
Por la muerte, interdicción, quiebra o cesión de bienes del mandante o del
mandatario.
4º.
Por la inhabilitación del mandante o del mandatario, si el mandato tiene por
objeto actos que no podrían ejecutar por sí, sin asistencia de curador.
Artículo
1.705 En
los casos indicados en los números 1º y3º del artículo precedente, no se
extingue el mandato cuando haya sido conferido en ejecución de una obligación
del mandante para con el mandatario.
Artículo
1.706 El
mandante puede revocar el mandato siempre que quiera, y compeler al mandatario
a la devolución del instrumento que contenga la prueba del mandato.
Artículo
1.707 La
revocación del mandato notificada solamente al mandatario, no puede perjudicar
a terceros que, ignorando la revocación, han contratado de buena fe con el
mandatario, salvo al mandante su recurso contra el mandatario.
Artículo
1.708 El
nombramiento de nuevo mandatario para el mismo negocio produce la revocación
del anterior, desde el día en que se hace saber el nuevo nombramiento.
Artículo
1.709 El
mandatario puede renunciar el mandato notificándolo al mandante.
Si
la renuncia perjudica al mandante, debe indemnizársele por el mandatario, a
menos que éste no pueda continuar en ejercicio del mandato sin sufrir un
perjuicio grave.
Artículo
1.710 Lo
que hace el mandatario en nombre del mandante ignorando la muerte de éste o una
de las otras causas que hacen cesar el mandato, es válido, con tal que aquellos
con los cuales ha contratado hayan procedido de buena fe.
Artículo
1.711 El
mandatario está obligado a terminar el negocio ya comenzado en la época de la
muerte del mandante, si hay peligro en la demora.
Artículo
1.712 En
caso de muerte del mandatario, sus herederos, si tienen conocimiento del
mandato, deben avisar al mandante y proveer entre tanto a lo que exijan las
circunstancias en interés de éste.
